Comment tenir une permanence à Magnac

 Avant la permanence

  • Entrer dans la cour et ouvrir le cadenas à code de la porte grise du garage.
  • Prendre la clé qui ouvre la vitrine+le courrier+les 2 listes de distribution se trouvant dans la boîte aux lettres verte. Entrer par la vitrine, refermer la porte à clé et garder la clé sur la table des permanents (sécurisation du coin enfants).
  • Préparer les coupons récapitulant la commande de chaque adhérent en découpant une liste de distribution.
     !! Attention au bas de page !! vérifier que la commande ne se continue pas sur la page suivante, sinon scotcher.
     !! Perforer à l’opposé du nom de l’adhérent, une fois accroché le nom doit être en bas du coupon.
  • Accrocher les coupons sur le tableau au dessus de la table permanents (par ordre alphabétique).
  • Installer sur les étagères les produits qui ne sont pas déjà rangés et mettre des ardoises avec le nom du produit.
  • Vérifier tous les bons de livraison. Si un producteur n’a pas pu livrer ou pour tout autre anomalie de livraison, l’inscrire en gros sur le tableau noir à côté des frigos dans le garage.
  • Ouvrir le dépôt-vente, sortir la caisse et le cahier ouvert sur le bureau.

 Pendant la permanence

  • Si nécessaire, expliquer aux adhérents le nouveau fonctionnement ( prendre son coupon, se servir, cocher son coupon, revenir se faire contrôler auprès du permanent, poser son coupon dans la boîte jaune, visiter le bar, le dépôt-vente, le coin lecture, remplir le cahier de remarques/suggestions/doléances situé sur le bureau marron)
  • Remplir la deuxième liste de distribution pour contrôle trésorerie. Signaler à l’adhérent si son compte est dans le rouge (simple rappel).
  • Réceptionner les chèques. En cas de paiement en espèces prendre une enveloppe au dessus du bureau marron et marquer nom+montant en euros ou pélous (tous dans une seule enveloppe).
  • Aider aux achats du dépôt-vente.
  • Répercuter les infos du jour si besoin. Inviter les adhérents à aller au bar, dépôt-vente, coin lecture.
  • Marquer tout problème concernant une commande sur la liste de distribution.

 À la fin de la permanence

  • Mettre tous les coupons dans la boîte jaune.
  • Raccrocher le tableau/coupons dans le garage avec la boîte jaune en dessous.
  • Placer chèques/B.L./factures dans le rangement mural près de la valisette sur l’étagère à côté du bureau marron.
  • Ranger les fournitures dans le bureau marron.
  • Fermer le dépôt-vente, mettre la clé dans la valisette.
  • Éteindre toutes les lumières et le chauffage.
  • Vérifier que le wc est fermé à clé.
  • Vérifier que la porte-fenêtre donnant sur le garage est bien fermée.
  • Sortir par la vitrine, mettre la clé de la vitrine dans la boîte aux lettres verte du garage ainsi que la liste de distribution.
  • Refermer la porte à l’aide du cadenas.

 Pour Info

  • Fournitures, liste d’adhérents avec coordonnées et liste producteurs dans le petit bureau marron.
  • C’est facile, et il y a un mode d’emploi affiché en gros au-dessus de la table permanents, et il y a un permanent aguerri pour chaque permanence

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